Si alguna vez has revisado un balance general de una empresa, es probable que hayas notado que los gastos pagados por adelantado aparecen en la sección de activos corrientes. Pero, ¿por qué se registran de esta manera? ¿Cuál es la lógica detrás de esta clasificación contable? En este artículo, exploraremos las razones detrás de esta práctica y explicaremos por qué los gastos pagados por adelantado son considerados activos corrientes. Si quieres comprender mejor cómo funciona el balance de una empresa y cómo se clasifican sus diferentes conceptos, no te pierdas esta interesante lectura. ¡Comencemos!
Las empresas pueden pagar ciertos bienes o servicios por adelantado. En este caso, la empresa registra este anticipo como un gasto prepago. Esto significa que han realizado un pago por el bien o servicio que reciben antes de recibirlo. El pago anticipado del alquiler o del seguro son los dos pagos anticipados más habituales que registran las empresas. Pero, ¿por qué las empresas realizan pagos por adelantado por estos servicios y por qué los gastos pagados por adelantado aparecen en la sección de activos circulantes del balance? Discutiremos esto una vez que comprendamos mejor los gastos pagados por adelantado.
Leer más sobre: ¿La depreciación acumulada es un gasto?
Esto se debe a que los gastos pagados por adelantado se pagan en un período contable y luego se agotan en otro período contable. Por lo tanto, se registran inicialmente como activos porque aportan beneficios económicos futuros, por lo que los gastos pagados por adelantado aparecen en la sección del balance que contiene los activos corrientes de la empresa. Luego se contabilizan como gastos según el principio de cotejo contable en el momento en que la empresa obtiene el beneficio. La cuenta corriente registra la parte de los gastos prepagos que aún no se ha agotado, mientras que la parte utilizada se registra como gasto en la cuenta de resultados de la empresa.
Según el principio de casamiento, cuando una empresa realiza un pago anticipado por un bien o servicio que recibirá en el futuro, se registra inicialmente como un gasto pagado anticipadamente y el gasto se imputa posteriormente una vez que se ha agotado. Los asientos de diario que reconocen los pagos anticipados agotados se denominan asientos de ajuste. Estos asientos de ajuste se realizan para garantizar que los gastos de la empresa se registren dentro del mismo período contable en el que se incurrieron.
Efecto de los gastos pagados anticipadamente en los estados financieros
Cuando las empresas realizan pagos anticipados de alquiler o seguros, el pago anticipado no afecta el balance general, el estado de flujo de efectivo ni el estado de pérdidas y ganancias de la empresa. Porque en el momento del pago anticipado, los gastos pagados anticipadamente aparecen en la parte del balance que contiene el activo circulante de la empresa. Dado que el pago anticipado también se realizó en efectivo, que también es un activo circulante, el patrimonio de la empresa permanece sin cambios.
Una vez iniciado el período por el cual aplica el pago anticipado, los informes financieros de la empresa se verán afectados. Por ejemplo, si una empresa realiza un pago anticipado de alquiler para los meses de enero a diciembre de 2023, después de finalizar el mes de enero, comenzará a aplicar el pago del alquiler de acuerdo con las reglas contables de crédito y débito. Una vez agotado el primer anticipo de enero, se registra como gasto de alquiler; Es decir, ya no es un activo de la empresa, sino parte de los gastos de la misma.
Como resultado, la cuenta corriente de la empresa disminuye en la cantidad del anticipo que ya se ha agotado, mientras que la cuenta de gastos aumenta en la misma cantidad.
¿Un estado de pérdidas y ganancias incluye los gastos pagados por adelantado?
Los gastos pagados por adelantado no aparecen en la cuenta de resultados. Esto se debe a que el estado de pérdidas y ganancias solo registra los gastos en los que ya ha incurrido la empresa, mientras que los gastos pagados por adelantado son pagos por gastos que aún no se han incurrido. En cambio, los gastos pagados por adelantado aparecen en la parte del balance que registra todos los activos corrientes de la empresa.
Leer más sobre: ¿Las cuentas por cobrar son un activo circulante?
Por qué los gastos pagados por adelantado aparecen en la sección de activos corrientes del balance
Los activos son elementos que proporcionan valor económico a sus propietarios, ya sea inmediatamente o en el futuro. Este valor económico se presenta en forma de facilitar las operaciones comerciales, reducir gastos o aumentar las ventas. Los activos generalmente incluyen activos a corto y largo plazo.
Los activos corrientes son recursos propiedad de las empresas. Estos recursos se pueden convertir fácilmente en efectivo y el plazo para convertirlos en efectivo suele ser de 12 meses. Debido a este corto plazo para la conversión en efectivo, se considera que los activos circulantes son fácilmente líquidos. Los activos circulantes aportan valor a sus propietarios en un corto período de tiempo. Ejemplos comunes de activos corrientes incluyen gastos pagados por adelantado, cuentas por cobrar, inventario, inversiones a corto plazo y efectivo.
Los gastos pagados por adelantado aparecen en la sección actual del balance porque estos gastos pagados por adelantado generalmente cubren un período de un año o menos. Esto significa que la empresa se beneficiará del pago en 12 meses o menos. Y la sección actual del balance es la parte del balance donde las empresas registran todos los recursos que poseen y los beneficios que pueden aprovechar en un corto período de un año.
Lea más sobre: ¿Obligaciones, activos o pasivos?
Gastos prepagos comunes
- Renta prepagada
- Seguro prepagado
- Servicios públicos prepagos
- Equipos de arrendamiento prepago
Renta prepagada
El alquiler pagado por adelantado se refiere al monto del alquiler pagado antes del período de alquiler por el cual se realizó el pago. El plazo que cubre el pago anticipado suele variar en función del contrato de alquiler del inmueble. Por tanto, los pagos pueden ser mensuales, trimestrales o anuales, aunque los pagos mensuales son los más habituales. Cuando las empresas pagan el alquiler antes de lo previsto, registran el pago como alquiler pagado por adelantado y, cuando el alquiler se carga a gastos, realizan un asiento de diario de ajuste que lo transfiere a la cuenta de gastos de alquiler.
¿Dónde termina el alquiler pagado por adelantado en el balance?
El alquiler pagado por adelantado, como todos los demás gastos pagados por adelantado, aparece en la sección del balance que registra los activos corrientes de la empresa.
¿El alquiler pagado por adelantado es un activo en el balance?
El alquiler pagado por adelantado aparece en la sección de activos corrientes del balance. Dado que los activos corrientes son activos propiedad de las empresas, esto significa que el alquiler pagado por adelantado es un activo en el balance.
Seguro prepagado
Se entiende por seguro prepago el importe que las empresas o particulares pagan por adelantado a las compañías aseguradoras por la cobertura de seguros de diversos bienes como vehículos, casas o locales comerciales, maquinaria, salud, vida, etc. El pago del anticipo del seguro generalmente se realiza al comienzo de cada mes para brindarle a la empresa o individuo la cobertura del seguro para ese mes.
Aunque la cobertura mensual es más común, también están disponibles opciones de pago anual o semestral y la mayoría de las empresas utilizan esta opción. Entonces cuando hagan el pago, primero se registrará como seguro prepago y luego, cuando se agote, pasará a ser un gasto de seguro.
Servicios públicos prepagos
La búsqueda del uso sostenible de los recursos ha llevado a la introducción del pago anticipado de diversos servicios públicos como Internet, televisión por cable, suministro de agua, electricidad, gas, teléfono, eliminación de basura, etc. Cuando las empresas pagan los servicios públicos por adelantado, se registran como servicios prepagos. Al igual que con otros gastos pagados por adelantado, los gastos de servicios públicos se reconocen a medida que los consume la empresa. En este punto se registra como gasto operativo.
Equipos de arrendamiento prepago
Un arrendamiento prepago es un contrato que otorga a una de las partes el derecho a utilizar un activo tangible que pertenece a la otra parte previo pago de una cantidad acordada. Las empresas que alquilan equipos pueden realizar un pago por adelantado por el equipo. Este prepago se registra como equipo de arrendamiento prepago. La diferencia entre un arrendamiento y una venta es que en el caso de un arrendamiento, el propietario aún conserva su derecho sobre el equipo. La empresa que recogió el equipo alquilado deberá devolverlo al propietario al finalizar el plazo del arrendamiento.
Los pagos anticipados por equipos arrendados se registran como gastos pagados anticipadamente en la sección del balance que registra los activos corrientes de la empresa. El prepago del equipo estará sujeto a asientos de ajuste a lo largo del tiempo que cubra.
Leer más sobre: ¿Es el inventario un activo?
Diploma
Cuando las empresas realizan pagos por adelantado, se realizan dos asientos de diario diferentes para registrar la transacción. El primer asiento de diario ocurre cuando se realiza el pago anticipado y el segundo asiento de diario, también llamado asiento de diario de ajuste, ocurre cuando el dinero pagado se agota debido al vencimiento del tiempo cubierto por el pago anticipado.
Los gastos pagados por adelantado aparecen en la sección del balance donde se registran los activos circulantes porque son un activo para la empresa que realizó el pago por adelantado. Esto se debe a que se espera que la mayoría de los pagos por adelantado se agoten a más tardar 12 meses después de la fecha del pago por adelantado.
