¿Sabías que las empresas no comerciales también tienen que lidiar con el balance de partidas especiales en su contabilidad? Aunque muchas veces se piensa que solo las empresas comerciales se enfrentan a este desafío, la realidad es que las organizaciones sin fines de lucro también deben comprender y manejar adecuadamente estas partidas. En este artículo, exploraremos el tratamiento del balance de partidas especiales en las empresas no comerciales y cómo pueden aplicar las mejores prácticas contables para asegurarse de mantener una gestión financiera sólida. ¡Sigue leyendo para descubrir más!
En las cuentas de empresas no comerciales (es decir, organizaciones sin fines de lucro) se utilizan varias partidas especiales. Este artículo destaca los elementos especiales más importantes y proporciona breves explicaciones.
1. Suscripciones
Una suscripción es una cantidad que los miembros de empresas no comerciales pagan periódicamente para mantener activas sus membresías. Es la principal y habitual fuente de ingresos de las organizaciones sin fines de lucro.
El nombre de un miembro puede ser eliminado de la lista de miembros si no paga sus cuotas dentro de un período específico. Normalmente el pago de la suscripción se realiza anualmente.
CONTABILIDAD
Como se mencionó anteriormente, las suscripciones son la principal fuente de ingresos para las organizaciones sin fines de lucro. Por lo tanto, deben registrarse como una forma de ingreso en el estado de ingresos y gastos.
Se pueden aceptar suscripciones para el año anterior, el actual y el próximo. Por lo tanto, se debe tener cuidado de garantizar que sólo las suscripciones relacionadas con el año en curso se traten como ingresos.
Ejemplo
Supongamos que 2019 es el año actual para el que se prepara un estado de ingresos y gastos. ¿Cómo aparecerían las siguientes suscripciones en la cuenta de ingresos y gastos de 2019?
Solución
2. Precio de entrada
La tarifa de inscripción (o tarifa de entrada) es la cantidad que reciben los nuevos miembros además de las suscripciones en el momento de unirse. Cada miembro sólo paga una cuota de inscripción una vez (es decir, al convertirse en miembro).
CONTABILIDAD
Los contadores no están de acuerdo sobre el tratamiento de las tarifas de entrada.
Algunos contadores afirman que las cuotas de membresía se reciben sólo una vez de un miembro y, por lo tanto, representan un ingreso único.
Por lo tanto, deben ser tratados como Ingresos de capital y debería transferirse al fondo de capital.
Otra opinión es que aunque la entrada sólo se cobra una vez, la membresía permanece durante todo el año.
Cada año se agregan muchos miembros nuevos, lo que genera ingresos recurrentes que deben tratarse como ingresos.
Si la tarifa de entrada es pequeña, algunos contadores argumentan que debe tratarse como una fuente de ingresos sólo para cubrir el costo de entrada y registrarse en el lado de los ingresos del estado de ingresos y gastos.
3. Vender periódicos
Se venden periódicos y revistas antiguos a intervalos regulares. El importe obtenido de esta manera es de naturaleza muy nominal y recurrente.
CONTABILIDAD
Es una fuente de ingresos que se trata como ingreso. Por lo tanto, debe acreditarse en el estado de ingresos y gastos.
4. Vender material deportivo antiguo
Esta es una actividad rutinaria en los clubes deportivos, ya que los materiales y equipos deportivos envejecen con el uso intensivo.
CONTABILIDAD
Los ingresos por la venta de artículos deportivos antiguos son ingresos y deben acreditarse en el estado de ingresos y gastos.
Sin embargo, si se carga la depreciación del equipo deportivo, el equipo deportivo es un activo.
En este caso, la venta de artículos deportivos antiguos se deduce del activo de artículos deportivos del balance.
5. Donaciones
Una donación es una cantidad o artículo que se entrega como obsequio a los miembros y al público.
Es posible que el número de suscripciones no sea suficiente para cubrir los gastos de una empresa no comercial, por lo que a menudo solicitan donaciones.
Se pueden aceptar donaciones para fines generales o específicos. Por ejemplo, las universidades y otras organizaciones suelen recibir donaciones para construir nuevos edificios.
CONTABILIDAD
Si la donación se realiza para un propósito específico, se trata como una aportación de capital y se registra en el lado del pasivo del balance.
Si la donación no tiene un propósito específico y el monto recibido no es particularmente grande, se trata como ingreso y se registra en el lado de ingresos del estado de ingresos y gastos.
6. Cuota de membresía vitalicia
A veces, una organización ofrece a sus miembros la oportunidad de convertirse en miembros vitalicios pagando una suma global. Esta tarifa se llama tarifa de membresía vitalicia.
CONTABILIDAD
Hay varias formas en que los contadores pueden manejar las cuotas de membresía vitalicia.
- En primer lugar, la cantidad recibida como cuota de membresía vitalicia puede considerarse como una preservación del capital. Esto se debe a que las organizaciones necesitan brindar servicios de por vida a estos miembros.
En este caso, el importe de la cuota vitalicia se registra como un pasivo en el balance.
Además, cada año se transfiere como ingreso a la cuenta de ingresos y gastos una cantidad equivalente a una contribución anual. El importe restante se muestra como un pasivo en el balance.
- En segundo lugar, si el monto de la cuota de membresía vitalicia es pequeño, puede tratarse como un ingreso.
Si se ha dado una instrucción específica, se debe tratar en consecuencia.
7. Legado
Se conoce como legado a la cantidad o bienes recibidos por entidades no mercantiles a través del testamento de una persona fallecida. Naturalmente, este es un recibo único.
CONTABILIDAD
Es un recibo de capital y se agrega al fondo de capital en el lado del pasivo del balance.
8. Suscripciones especiales
La cantidad adicional que se cobra a los miembros para fines específicos se denomina suscripción especial.
Se creará un fondo especial al que se transferirá una contribución especial (por ejemplo, fondo de desarrollo, fondo de torneos, fondo de premios).
CONTABILIDAD
El importe de la suscripción especial se acredita al fondo especial, que figura como pasivo en el balance.
Cualquier gasto de estos fondos se deduce del fondo especial en el balance. Además, no se registran como gastos en el estado de ingresos y gastos.
9. Venta de Activos
Algunas empresas no comerciales venden activos antiguos (por ejemplo, muebles o electrodomésticos viejos). Estas ventas son de carácter único.
CONTABILIDAD
Vender activos no es un ingreso; Más bien, se trata de una reducción de activos que se deduce de los respectivos activos en el balance.
Cualquier pérdida por la venta de un activo se registra en el lado del débito del estado de ingresos y gastos.
Cualquier beneficio procedente de la venta de activos se añade al fondo de capital en el lado del pasivo del balance.
10. Tarifa
Un honorario es un pago simbólico a una persona que es invitada a dar una charla o actuar para los miembros de la organización sin fines de lucro.
Por ejemplo, se puede pagar una tarifa a un cantante o a un científico de renombre.
CONTABILIDAD
Una tarifa es un pago de ingresos y se registra como un gasto en el lado del débito del estado de ingresos y gastos.
11. Comprar periódicos y revistas
Estos gastos recurrentes deben registrarse en el lado de gastos del estado de ingresos y gastos.
12. Compra de material deportivo
En organizaciones como clubes deportivos, el material deportivo se consume en un corto periodo de tiempo. Por tanto, la compra y venta de material deportivo es una actividad rutinaria para estos clubes.
CONTABILIDAD
La compra de artículos deportivos se trata como un gasto de ingreso y se registra como un gasto en el lado del débito del estado de ingresos y gastos.
Sin embargo, cuando se deprecia el equipamiento deportivo, se trata como un activo.
13. Depreciación
La depreciación es la reducción permanente y gradual del valor de las propiedades, plantas y equipos debido al uso y desgaste general.
CONTABILIDAD
Esta es una partida de ingresos y gastos que se registra en el lado del débito del estado de ingresos y gastos.
14. Fondos de capital
El capital de una sociedad no mercantil se compone de las aportaciones de los socios, donaciones especiales, derechos de admisión y la transferencia de excedentes.
Por tanto, el exceso del activo total sobre el pasivo total en empresas no comerciales se denomina fondo de capital.
CONTABILIDAD
Al igual que el capital de las empresas comerciales, el fondo de capital figura en el pasivo del balance. A esto se le suma el superávit y se le resta el déficit.
15. Fondo sin restricciones
Un fondo gratuito está disponible para la junta directiva de una empresa no comercial. Está disponible para su uso con la aprobación del Comité Administrativo.
16. Fondo restringido
Los fondos que sólo pueden ser utilizados por los donantes se denominan fondos asignados.
17. Fondo de Dotación
“Donación” significa proporcionar ingresos permanentes para algo. Un fondo de dotación es un fondo en el que el capital permanece en una inversión que genera ingresos durante un período de tiempo indefinido.
CONTABILIDAD
Los fondos de dotación se tratan como pasivos al igual que otros fondos. Las inversiones de fondos de dotación se tratan como activos.
Además, los intereses de la inversión de fondos de dotación se tratan como ingresos.
18. Fondos de bonos
Un fondo de pensiones es un fondo creado por empresas no comerciales que realiza periódicamente determinados pagos durante un determinado período de tiempo por los activos recibidos.
19. Fondo de préstamos
Las organizaciones sin fines de lucro utilizan recursos crediticios para otorgar préstamos a sus miembros.
20. Fondo de Agencia
Este fondo se establece con el monto que mantiene la organización sin fines de lucro como custodio.
Un ejemplo es un fondo establecido a partir de los depósitos de los miembros. Esto se registraría como un pasivo en el balance.
Preguntas frecuentes sobre el tratamiento contable de partidas especiales para asuntos no comerciales
Las empresas sin fines de lucro u organizaciones sin fines de lucro son aquellas organizaciones que no realizan ninguna actividad lucrativa. Funcionan en beneficio de sus miembros o de la sociedad en su conjunto.
Las principales partidas especiales utilizadas en las cuentas de las empresas no mercantiles son:1. Suscripciones2. Tarifa de entrada3. Vender periódicos4. Venta de material deportivo antiguo5. Donaciones6. Cuota de membresía vitalicia7. Legado8. Suscripciones especiales9. Venta de activos10. Tarifa11. Compra de periódicos y revistas12. Compra de material deportivo13. Depreciación14. Fondos de capital15. Fondo no comprometido16. Fondo asignado17. Fondo de Dotación18. Fondos de pensiones19. Fondo de Préstamo20. Fondo de agencia
Una tarifa es un pago de ingresos y se registra como un gasto en el lado del débito del estado de ingresos y gastos.
Hay varias formas en que los contadores pueden manejar las cuotas de membresía vitalicia. En primer lugar, el importe recibido como cuota de afiliación vitalicia puede tratarse como un recibo de capital. En segundo lugar, si el monto de la cuota de membresía vitalicia es pequeño, puede tratarse como ingreso por ganancias de capital. Si se ha dado una dirección específica, se debe tratar en consecuencia.
Cuando la donación se recibe para un propósito específico, se trata como un recibo de capital y se registra en el lado del pasivo del balance. Si la donación no está destinada a un propósito específico y el monto recibido no es particularmente grande, se trata como ingreso y se registra en el lado de ingresos del estado de ingresos y gastos.
